・この資料を纏めてくれ！
・改善資料作成をお願い！
上司から資料の作成やクライアントの説明資料作成などの依頼があると思います。
しかし、資料の作り方に慣れていない場合には、何から手を付けてい良いか分からない場合が多いですよね。
私自身、社会人を始めた際には『どのレイアウト？どんな内容？』など何から手を付けていいか分かりませんでした。
上司に聞くにも、上司は忙しそうにしているし。。。
見当違いな質問したら怒られることや、諦められるなどの心配・不安はあると思い思います。
そこで今回は【誰がみても納得できる（根拠がある）資料作りの方法】についての記事になります。
誰が見ても分かり資料には下記についての資料があると根拠がある資料になります。
- 関連数値を駆使して、誰でも分かる資料にする
- 数値から読み取れす内容を箇条書きで完結に記入する
① 関連数字で説得力を上げる
資料の中で最も誰もが納得することができるのは、『数字』です。
多い・少ない・横ばい はどの様な立場・年齢でも比較できる最適な根拠となります。
根拠を示すためには、『数字』を上手く取り入れて、資料を作ると非常に説得力が向上して、根拠がある資料に変身します。
数値には、感情の外的要因が入りにくく、良い・悪いを瞬時に判断しやすい特性があり有効です。
特に、上司は時間に逼迫している環境になっている場合が多いため、『数字』で分かる資料を好みます。
感情に流されることが『数字』の強みです。
② 数字から求められることを箇条書き
①で示した、『数字』を元に資料を作成していると思います。
『数字』は、言葉を持つことはありません。そのために、次の工程では『数字』に意味を持たしていきます。
ここで注意点として、長い文章で説明しないことです。
・数字から、何を求めているか？
・この数字は、なにを示しているか？
簡潔に示すためにも、箇条書きで記入することで理解しやすい資料になります。
数字から求められることを、３〜５つ程度の箇条書きに纏められると非常に説得力が上がり、理解しやすい内容になります。
長く書くことが良いとされていた時代は終わりました！
③ 他の数値と組み合わせる
ここから、少し難しい内容になりますが、『数字と数字』の組み合わせによって比較・関係性を求めて、より意味のある資料にします。
下記について、数値を引き出すことは、私自身良く行っている内容です。
- 取り組んでいる内容に近いの数値を引張り出す
※関連ありそうな数値をなるべく多く拾っておく - 年、月、日、時間、などの単位に変更し悪化状況を確認
（単位を短くすることにより、悪化状況を明確化する） - 引張り出した数値の中で、連動している箇所があるかを検討する
（相互関係を確認し、不必要であると感じる数値は消去） - 悪化および良化している箇所との連動性を確認
上記の様に一見必要ない数値でも、連動していたり関連性があったりする場合があります。
そのためにも、色々数値や数値を分解することにより、より深い内容になるようにします。
この作業は、非常に無駄になる可能性もあるため、緊急を要する資料の場合は必要ありません。
しかし、連動していないと思っていた数値と以外にも連動していたりする気づきがあるので、資料に改善点・悪化点を記入するには必要な項目になります。
『根拠を示す』＋α にしたい場合は、有効です。
周りに差をつけるには、必要な作業になります。
④ 成功例を添付する
資料の数値で良いことを羅列していても、達成できなければ意味がありません。
そこで、達成可能である保証を上司は望んでいる場合があります。
簡単には、保証をつけて上司の責任にはしたくないためです。
そこで有効なのが、どこかの成功例を引用することです。
『他のところで成功しているため、このプロジェクトでも成功する可能性が高い』との成功体験資料を載せることが担保になります。
同じことをやっている資料がない場合でも、同等な資料や系列が同じ等 似ている資料で十分です。
実際は同じ資料などないので、可能性・確率が高くなる資料を載せることが重要です。
根拠がある資料作りのまとめ
この記事では【根拠がある資料作り】について纏めた記事になります。
根拠がある資料作りは、初めての作成するには難しい内容です。
根拠を資料を作成する上で、誰にでも良い・悪いが分かる『数字』を用いることがオススメです。
数字を扱うことは、社会人で資料を作成するためには重要な項目になります。
膨大な数字を管理出来るには、やはり「エクセル」が使えることが必修になります。
いちいち電卓で計算することは、時間を費やします。
PCが使えないのであれば、使える様にするだけで劇的に根拠がある資料作りが向上します。
また、他の作業も時間の削減になり、効率よくできます、
この機会に是非、PCに触れるきっかけになると幸いです。
エクセル使ったことがない方の学習にオススメ方法
パソコン（PC）を使いこなしていない方にオススメな学習方法が「PCHack」になります。
PCを上手く使いこないこなしていない方でも、Twitter・インスタグラムなどのSNSは使いこなしていると思います。
見る程度はできていると思います。
PCを使えない方でも十分に使える様になるスクールです。
この「PC Hack」が優れているところは、
- PCの使い方を１から教えてくれること
- 金額が大手スクールよりも１９万円程度低いこと
- 初心者が分からならないようにサポートが充実している
(メール・電話・チャットでサポート） - 完全オンラインでの講義を受けることが出来る
（コロナ禍の中では嬉しいところ）
上記の様に完全サポートしてくれるのは、初心者にとって非常にありがたいです。
また、オンラインであることで場所を選ぶことがなく、時間にも自分の自由な時間のときに学習が出来るところもオススメポイントです。
何よりも、金額が大手スクールよりも非常に安いことが、「PC Hack」の嬉しいポイント！
いきなり、何十万もスクール代を使うのならば勇気が入りますが、「PC Hack」なら安く学ぶことができます！
「初心者を教える」ことに重点を置いているスクールですので、本当の初心者でも大丈夫です！
今後の時代は、PCが使いこなせることがデフォルトになるので
今の内から始めることをオススメします。
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